5 Tipps, wie dein Public Viewing Event zum Erfolg wird

In wenigen Wochen ist Anpfiff zum Fußball-Event des Jahres – Die UEFA Euro 2024 geht endlich los! Viele Gastronomen und Veranstaltende nutzen die Gelegenheit, um ihre Locations für Public Viewing Events auszurüsten und Fußballfans einen Ort zu bieten, an dem sie ihre Lieblingsmannschaft anfeuern können.  

Doch was macht ein Public Viewing Event eigentlich wirklich erfolgreich? Erfahre mehr darüber, wie du als Veranstalter:in dein Public Viewing zur EM 2024 nicht nur zu einem unvergesslichen Erlebnis machst, sondern auch stressfrei und effizient organisierst. So steht dem Fußballsommer nichts mehr im Weg:

Tipp 1:: Urheberrecht beachten UEFA- & GEMA-Lizenzen

Bei der Planung von Public Viewing Events gibt es mehr zu beachten als die richtige technische Ausstattung und die kulinarische Versorgung der Gäste. 

Wenn du vorhast, die Spiele der Europameisterschaft 2024 in deiner Location zu präsentieren, benötigst du dafür eine spezielle Lizenz der UEFA. 

In ihren Regularien schreibt die UEFA vor, dass sowohl gewerbliche als auch nicht gewerbliche Public Viewing Events lizenzpflichtig sind. Die Kosten für die Lizenz hängen von der Art der Veranstaltung ab:

• Kommerzielles Event: Für gewerbliche Veranstaltungen benötigst du eine kostenpflichtige Lizenz der UEFA. Eine gewerbliche Veranstaltung liegt dann vor, wenn du einen kommerziellen Nutzen aus der Veranstaltung ziehst, Eintrittsgelder verlangst oder erhöhte Preise für Getränke und Speisen erhebst.
• Nicht-kommerzielles Event: Events, die nicht beabsichtigen, durch z.B. Eintrittsgelder, höhere Einnahmen zu generieren, benötigen ebenfalls eine Lizenz, diese ist jedoch kostenfrei.
• Ausnahmen bestätigen bekanntlich die Regel, deshalb hat die UEFA auch an diese gedacht. Veranstaltende von Events, an denen weniger als 300 Personen teilnehmen und die keine kommerziellen Absichten verfolgen, brauchen keine Lizenz.

Alle Infos, welche Lizenz du für welchen Fall genau benötigst, findest du hier. 

Schnell sein lohnt sich: Wenn du dich bisher noch nicht um eine entsprechende Lizenz für die EM 2024 gekümmert hast, kannst du das online über das Antragsportal noch bis zum 10. Mai 2024 tun.

GEMA-Lizenz rechtzeitig sichern

Du hast dich bereits um die UEFA-Lizenz gekümmert, um die Spiele der EM zeigen zu können? Perfekt! Dann wird es Zeit, sich mit einer weiteren Lizenz zu beschäftigen, der GEMA-Lizenz zur EM. 

Musik, die vor, während oder auch nach einem Spiel läuft, ist ggf. urheberrechtlich geschützt und setzt eine Lizenz der GEMA voraus. Das gilt z.B. auch für Musik, die nur in den Spielpausen oder während der Werbung läuft.

Schritte zur Lizenzierung

• Genaue Recherche: Kläre, welche Lizenzen für dein Event notwendig sind.
• Kosten kalkulieren: Die Kosten für eine GEMA-Lizenz können variieren, also plane dies in dein Budget ein.
• Stress vorbeugen: Eine frühzeitige Lizenzierung verhindert Last-Minute-Probleme mit Urheberrechtsfragen.

Pro-Tipp: Die GEMA hat zusammen mit der Bundesvereinigung der Musikveranstalter e.V. einen passenden EM-Tarif vereinbart. Mehr Infos dazu findest du hier.

Tipp 2:: Ticketshop nutzen – Planungssicherheit & Komfort zur EM 2024

Einen Ticketshop für dein Public Viewing Event zur EM 2024 einzurichten, bietet dir wertvolle Vorteile. Der Ticketverkauf gibt dir eine klare Vorstellung davon, wie viele Fans du auf deinem Event erwarten kannst. Das ist z.B. entscheidend für logistische Planungen wie Sicherheitsvorkehrungen, Personalplanung, Bestuhlung und Catering. Außerdem ermöglicht es den Fans, sich ihren Platz komfortabel und stressfrei zu sichern, ohne Stunden vorher vor einer später überfüllten Location anstehen zu müssen – ein klarer Gewinn für das Fanerlebnis.

Um sich vor No-Shows zu schützen, kann es sich für Veranstaltende lohnen, die Plätze an einen Mindestverzehr vor Ort zu binden oder direkt Speisen oder Getränke mitzuverkaufen. Alternativ dazu können Veranstaltende auch Anreize schaffen, indem sie Tickets im Ticketshop anbieten, die z.B. bereits die ersten Getränke vor Ort enthalten. 

Das solltest du beim Ticketing für dein Public Viewing Event zur EM beachten:

• Einrichtung: Starte den Ticketverkauf frühzeitig, um ein Maximum an Frühbuchern zu erreichen. 
• Flexible Ticketoptionen: Biete verschiedene Ticketarten an, wie z.B. Einzel-, Gruppen- und VIP-Tickets.
• Extra-Kontingente für Spontane: Halte Plätze für Last-Minute-Entscheider bereit, um auch spontanen Fans einen Platz zu bieten.

Tipp 3:: Effektive Promotion deines Public Viewing Events zur EM

Selbst das bestorganisierte Event kann ohne Teilnehmende nicht stattfinden. Eine durchdachte Vermarktungsstrategie ist daher essentiell, um dein Public Viewing Event bekannt zu machen. 

• Social Media nutzen: Plattformen wie Instagram oder TikTok sind ideal, um Events zu bewerben und gleichzeitig die Interaktion mit der Community zu stärken.
• Lokale Medien einbeziehen: Kooperationen mit lokalen Zeitungen und Radiosendern können die Reichweite erhöhen.

Tipp 4:: Sorge für einen reibungslosen Ablauf

Stelle sicher, dass der Veranstaltungsort groß genug ist, um allen Gästen komfortabel Platz zu bieten. Jeder Platz sollte natürlich eine gute Sicht auf den Bildschirm haben. Denk auch an ausreichend Personal, um Getränke und Snacks zu servieren oder um für die Sicherheit auf deinem Event zu sorgen. 

Tipp 5:: Technikcheck – kein EM-Spiel ohne Bild!

Nichts ist schlimmer, als ein schwarzer Bildschirm mitten im Spiel, im Worst Case während des Siegtors. Teste deshalb das gesamte Equipment technisch gründlich vor deinem Public Viewing Event. Auch ein Backup-Plan für technische Ausfälle sollte vorbereitet sein.

Fazit:: Mit der richtigen Vorbereitung zum Public Viewing Erfolg

Mit der richtigen Planung, einer smarten Ticketstrategie und effektiver Werbung steht deinem erfolgreichen Public Viewing Event nichts mehr im Weg. Nutze die Fußball-Europameisterschaft 2024 als Chance, nicht nur ein Spiel, sondern ein Gemeinschaftserlebnis zu schaffen, das in Erinnerung bleibt.