Volksfeste und Oktoberfeste organisieren: 5 Tipps für Veranstaltende

Schon Ende des Sommers geht es bereits los: Supermärkte sind voll mit gebrandeten Lebensmitteln und Non-Food-Artikeln in klassisch-bayerischem Blau-Weiß. 

Deutschland gilt als „Volksfestland“: Rund 9.900 Volksfeste und Märkte ziehen jedes Jahr etwa 150 bis knapp 200 Millionen Besuche an, Tendenz steigend. Laut der Stiftung für Zukunftsfragen besuchen rund 60 % der Deutschen mindestens einmal im Jahr ein Volksfest oder einen Jahrmarkt, bei den Unter-30-Jährigen sind es sogar etwa 75 %.

Was du für die effiziente Planung und Organisation eines Oktoberfests brauchst und warum du deine Tickets online verkaufen solltest, zeigen wir dir mit den folgenden fünf Tipps:

1. Online Ticketing: Der erste Schritt zum reibungslosen Ticketverkauf

Ein erfolgreicher Ticketverkauf ist die Basis jeder gut organisierten Veranstaltung. Nutze einen Online Ticketshop, um deinen Gästen den Ticketkauf so einfach wie möglich zu machen. Mit ticket.io kannst du einen benutzerfreundlichen und mobilen Ticketshop in wenigen Schritten erstellen, der per iFrame nahtlos in deine bestehende Website eingebettet wird.

Das sind die Vorteile eines digitalen Ticketshops für Oktoberfest-Tickets

Der Vorteil eines Ticketshops liegt nicht nur in der Bequemlichkeit für deine Gäste, sondern auch in der besseren Planbarkeit für dich als Veranstalter:in. Du erhältst wertvolle Einblicke in Echtzeit, wie viele Tickets bereits verkauft wurden, und kannst so flexibel auf die Nachfrage reagieren.

• Buchungen rund um die Uhr: Gäste können zu jeder Zeit und überall Tickets kaufen.
• Gruppentickets & VIP-Plätze: Durch gesonderte Kontingente lassen sich z.B. auch Premiumbereiche realisieren, die für Firmen- oder Gruppenevents interessant sind und bereits Verzehrpakete im Buchungspaket beinhalten. 
• Vielzahl an Zahlungsanbietern: Sichere und gängige Zahlungsmethoden sind entscheiden beim Ticketkauf und verringern Kaufabbrüche im Check-Out. In den Ticketshops stehen deinen Gästen moderne Online-Zahlungsmethoden, wie z.B. Paypal, Apple Pay, Kreditkarte, Sofortüberweisung, Kauf auf Rechnung und mehr zur Verfügung.
• Datenanalyse in Echtzeit: Du weißt immer, wie es um deine Ticketverkäufe steht und kannst Statistiken und Reports ansehen.
• Geringere Warteschlangen: Durch digitale Tickets und den Vorverkauf vermeidest du lange Schlangen an der Abendkasse.

2. Tischbuchungen Oktoberfest: Optimiere deine Kapazitäten und Umsätze

Gerade bei Oktoberfesten ist es wichtig, dass jeder Gast einen guten Platz hat. Mit der Sitzplatzbuchung von ticket.io kannst du sicherstellen, dass die Kapazitäten in deinem Festzelt optimal genutzt werden. So kannst du genau planen, wie viele Gäste in den verschiedenen Bereichen deiner Location untergebracht werden können. 

Vorteile der Sitzplatzbuchung

• Maximale Auslastung: Du stellst sicher, dass jeder Platz verkauft und optimal belegt ist.
• Transparenz für Gäste: Deine Besucher:innen sehen direkt, welche Plätze verfügbar sind und können sich gezielt für ihre bevorzugten Bereiche entscheiden.
• Upselling-Chancen: Mit Angeboten wie Verzehrpaketen, Mindestverzehr, Brotzeitpaketen die z.B. in einer Tischbuchung inklusive sind, kannst du den Umsatz steigern und deinen Gästen ein umfassenderes Erlebnis bieten.

3. Paketbuchungen: Erhöhe den Mehrwert für deine Gäste

Biete deinen Gästen exklusive Pakete an, wie z.B. VIP-Tickets, die zusätzliche Annehmlichkeiten wie Premium-Sitzplätze mit mehr Komfort, Getränke und Brotzeitteller beinhalten. Mit der flexiblen Ticketinglösung von ticket.io kannst du solche Paketangebote ganz einfach in deinen Ticketshop integrieren und so den Mehrwert für deine Gäste erhöhen und gleichzeitig deinen Umsatz steigern.

Vorteile von Paketbuchungen

• Mehr Einnahmen: VIP-Pakete oder Premium-Optionen erhöhen deinen Umsatz pro Gast.
• Exklusives Erlebnis: Gäste, die bereit sind, mehr zu zahlen, erhalten ein besonderes Erlebnis. Das sorgt für Zufriedenheit und treue Besucher:innen.
• Flexibilität: Du kannst verschiedene Pakete anbieten und auf die individuellen Bedürfnisse deiner Gäste eingehen.

4. Bessere Planbarkeit: Finanziere dein Oktoberfest vorab

Ein wichtiger Aspekt bei der Planung von Volksfesten ist wie bei jedem anderen Event die finanzielle Planbarkeit. Durch einen erfolgreichen Vorverkauf sicherst du dir nicht nur die Finanzierung des Events, sondern kannst auch besser planen, wie viele Besucher:innen erwartet werden. Mit ticket.io hast du alle Daten im Blick und kannst dein Event entsprechend vorbereiten. So vermeidest du böse Überraschungen und kannst im Vorfeld sicherstellen, dass du genug Personal, Verpflegung und Kapazitäten bereitstellst.

Warum ist Vorfinanzierung so wichtig?

• Finanzielle Sicherheit: Durch den Vorverkauf weißt du, mit welchen Einnahmen du vor Eventstart rechnen kannst und hast so die nötige Liquidität, um die Veranstaltung zu finanzieren.
• Bessere Planbarkeit: Du kannst genau einschätzen, wie viele Gäste kommen und entsprechend Personal, Catering und andere Ressourcen einplanen, um ihnen ein einzigartiges Erlebnis zu bieten.
• Weniger Risiko: Eine erfolgreiche Vorfinanzierung nimmt dir als Veranstalter:in viel Druck und Risiko.

5. Push den Oktoberfest-Vorverkauf mit Social Ads

Eines der besten Mittel, um den Vorverkauf anzukurbeln, sind Social Ads. Nutze Plattformen wie TikTok, Instagram oder Facebook, um gezielt Werbung für dein Oktoberfest zu schalten und so mehr Tickets im Vorfeld zu verkaufen. 

Warum Social Ads auch für Volksfeste wichtig sind

• Gezielte Ansprache: Mit Social Ads kannst du deine Zielgruppe genau dort erreichen, wo sie sich aufhält – auf Social Media.
• Höhere Reichweite: Du kannst gezielt Werbung für dein Event schalten und so auch potenzielle Besucher und Besucherinnen erreichen, die dein Oktoberfest noch nicht auf dem Schirm haben.
• Direkte Conversion: Durch die Integration von Ticketverkäufen in Social Ads machst du es deinen Gästen besonders leicht, Tickets zu kaufen.

Fazit: Mit den richtigen Tools erfolgreich Oktoberfeste organisieren

Die Organisation eines Oktoberfests oder Volksfests erfordert viel Planung, aber mit den richtigen Tools an deiner Seite kannst du den Prozess erheblich vereinfachen. Unsere Ticketinglösungen bieten dir alle Möglichkeiten, um dein Oktoberfest, Volksfest oder Bierfest 2026 professionell, effizient und gewinnbringend zu gestalten. Vom Online Ticketing über die Sitzplatzbuchung bis hin zu Paketbuchungen und Social Ads, du hast alles, was du brauchst, um deine Veranstaltung zum Erfolg zu führen.