Office Manager (m/w/d) & Geschäftsleitungsassistenz
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und herzliche Unterstützung (m/w/d) im Bereich Office Management & Geschäftsleitungsassistenz, die mit viel Einsatzbereitschaft, Verlässlichkeit und Eigeninitiative unser Büro zum Strahlen bringt.
Als gute Seele des Büros hast du immer ein offenes Ohr für die Anliegen unserer Teammitglieder und sorgst für eine Atmosphäre, in der sich alle wohlfühlen. Zudem unterstützt du unsere Geschäftsleitung tatkräftig in ihrem Arbeitsalltag, indem du einerseits als Kommunikationsschnittstelle fungierst und andererseits organisatorische und administrative Aufgaben abnimmst.
Werde zur ersten Anlaufstelle für das gesamte Team und dir wird niemals langweilig werden!
Aufgaben
- Du übernimmst den Empfang sowie die Betreuung unserer Gäste und bist erste:r Ansprechpartner:in für die verschiedensten Dienstleister und Gewerke. Dafür bist du zwischen 09:00-17:00 Uhr vor Ort in unserem Office
- Auch für interne Anfragen bist du die zentrale Anlaufstelle und unterstützt unser Team mit deinem offenen Ohr und einer großen Portion Tatkraft & Hilfsbereitschaft
- Als rechte Hand unserer Geschäftsleitung behältst du stets den Überblick über organisatorische und administrative Aufgaben, bspw. durch Bearbeitung von Korrespondenz, Terminorganisation, Erinnerungen, Ablage und Aufbereitung von Informationen
- Du sorgst für ein sauberes und ordentliches Büro, in dem wir uns wohlfühlen und alles haben, was wir brauchen (Vorbereitung von Besprechungsräumen, Instandhaltung der Flächen und Einhaltung von Ordnung & Sauberkeit, Bestellungen/ Einkauf, Pflanzenpflege, Kommunikation mit Gebäudeverwaltung/ Reinigungsservice/…)
- Du kümmerst dich um die Organisation von Geschäftsreisen: von der Buchung bis zur Kommunikation mit der Buchhaltung
- Du planst und organisierst Meetings, After-Work Events und Firmenfeiern, die unser Team noch enger zusammenwachsen lassen
Lust auf mehr? Auch die Mitarbeit an kleineren, wechselnden Projekten steht dir offen – bring dich ein und wachse über dich hinaus 🙂
Qualifikation
- Du hast deine Ausbildung erfolgreich abgeschlossen und bereits etwas Berufserfahrung in einem ähnlichen Bereich gesammelt
- Du hast Lust, Ordnung und strukturierte Abläufe in einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich zu bringen und behältst dabei als Organisationstalent dabei immer den Überblick
- Du bist kommunikationsstark und gehst gern auf Menschen zu. Dabei hilft dir deine positive, offene und herzliche Ausstrahlung, aufgeschlossen an die unterschiedlichsten Themen heranzugehen
- Einsatzbereitschaft und Teamgeist sind für dich selbstverständlich. Du packst mit an, wo du gebraucht wirst und bringst eigene Ideen mit ein
- Du kannst dich selbst organisieren und bearbeitest deine Aufgaben gewissenhaft, zuverlässig und selbstständig
- Du hast sehr gute MS Office-Kenntnisse, kannst mit Apple-Produkten umgehen und kennst dich mit GoogleWorkspace aus
Benefits
- Ein Arbeitsplatz in unserem modernen und zentralen Büro mit dem schönsten Ausblick Kölns, Social Area, Getränke-, Müsli- und Obstflat
- Eine unbefristete Stelle in Vollzeit bei 5 Arbeitstagen/ Woche mit einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet in einem bunten und motivierten Team
- Work-Life-Balance: Firmenfitness (UrbanSports) & 28 Tage Urlaub + 2 Tage Betriebsferien
- Mobilität dank kvb-Deutschlandticket & JobRad: profitiere von der vollen Übernahme der Ticketkosten und/ oder lease über uns dein neues Traumrad
- Gute Absicherung: durch betrieblich bezuschusste Berufsunfähigkeits- und Altersvorsorge
- Mehr als nur Arbeit: Wir freuen uns, dich bei einzigartigen Sommerfesten, Weihnachtsfeiern und unterschiedlichsten weiteren Events und Team-Aktivitäten dabei zu haben 🙂
Unser Team ist uns wichtig. Daher suchen wir vor allem Menschen, die zu uns passen!
Wenn du Lust hast, uns zu unterstützen, dann bewirb dich per Mail mit kurzem Lebenslauf z. Hd. von Friederike Pekel unter jobs@ticket.io und erzähle uns im Idealfall ein bisschen was über dich.
Wir freuen uns von dir zu hören!
Dein Team von ticket i/O